Tulevaisuuden toimisto – miten houkutella takaisin työpaikalle?

2020-05-11

Tarvitseeko työntekijän enää vaivautua työpaikalle, kun kaikki työ on siirtynyt pilveen? Kenties hän haluaa edelleen käydä työpaikalla, mutta mitä fyysisestä toimistosta on enää jäljellä tulevaisuudessa? Silloin toimistoissa pinta-alaa on vähemmän, mutta sitä käytetään tehokkaammin ja kestävämmin.
Tengbom toimisto

Vielä jokin aika sitten toimisto oli paikka, jonne jokaisen meistä odotettiin menevän aamuisin. Päivään kuuluivat työmatkat ja töitä kahdeksasta neljään harmaassa toimistossa omalla työpisteellä. Toimivaa etätyömallia ei oltu vielä keksitty tai siihen ei uskottu.

Kenties tilanne on sama vielä joillain toimialoilla, mutta entistä useampi meistä etsii tapoja tehdä työtä tehokkaammin, joustavammin ja juuri omiin tarpeisiin sopivalla tavalla. Pelikenttä on muuttunut, kun pilvipalvelut, uudet viestintätavat ja tekoäly muokkaavat tapaamme tehdä työtä.

Hyvänä esimerkkinä pitkälle viedystä etätyöstä on Automatic, jolla on yli 1000 työntekijää 70 maassa ympäri maailman, mutta ei lainkaan pääkonttoria. Ketään ei pakoteta istumaan työpäivinä tietyssä paikassa.

Pitääkö meidän kaikkien sitten tehdä etätöitä tulevaisuudessa? Ehkä. Fyysinen toimistotila väistämättä pienenee, koska monet tekevät ainakin osan aikaa töitä muualta käsin.

Mitä tapahtuu, kun toimistot kutistuvat?

Tulevaisuuden toimistoissa pinta-alaa on vähemmän, mutta sitä käytetään nykyistä tehokkaammin ja kestävämmin. Tärkeimmäksi muodostuvat muunneltavuus ja modulaarisuus.

Bene
PIXEL-puulatikot

Hyvin konkreettinen esimerkki tästä ovat Benen PIXEL-puulaatikot, joilla konttorin pinta-ala voidaan hyödyntää luovasti, joustavasti ja sopeuttamalla muuttuviin tarpeisiin. Toinen hyvä esimerkki on Steelcase-yhtiön ratkaisut, joissa kalusteiden liikuteltavuutta on parannettu muun muassa renkailla.

Pienentynyt pinta-ala käytetään tehokkaammin hyödyksi myös ottamalla käyttöön käytäviä ja muita välitiloja. Yksi tapa on muuntaa ne pienten ryhmien tapaamispaikoiksi perinteisten neukkareiden sijaan

Fyysinen toimisto: Kyllä/Ei/Ehkä

Tulevaisuudessa toimeksiantajien ja meidän suunnittelijoiden on entistä useammin mietittävä, miksi toimisto ylipäänsä on olemassa. Ensiksi tulee siis määritellä, mihin toimistoa tullaan käyttämään – mikä on sen tavoite. Monesti se tavoite on yhdessä tekemisen mahdollistaminen.

Nadia Tolstoy
Nadia Tolstoy

Ne jotka ovat aiemmin halunneet tehdä töitä kahvilassa, arvostavat omaa toimistobaristaa. Samalla osa toimistosta on muunnettu kahvilamaiseksi luovaksi ympäristöksi, jossa töitä voi tehdä pienissä ryhmissä.

Joustavuuden ja viihtyisyyden lisäksi työntekijöille tulee tarjota mahdollisuutta työskennellä paikassa, jonka voi personoida juuri itselleen sopivaksi. Tänään voi tarvita työrauhaa, mutta huomenna olisi hyvä ideoida yhdessä kollegoiden kanssa.

Inhimillisyyttä ja kestävyyttä

Tarve kohdata ihmisiä ei ole kadonnut mihinkään, kenties se vain korostuu jatkossa. Tutkimusten mukaan opimme parhaiten toisiltamme, emme niinkään omatoimisesti. Toimistoista tulee entistäkin tärkeämpiä kokoontumispaikkoja, joissa voi tuntea yhteenkuluvuutta ja kohdata ihmisiä silmästä silmään.

Hyvä toimisto on samalla myös osa työnantajamielikuvan vahvistamista: tarjotaan työntekijöille viihtyisä ja tarkoituksenmukainen työympäristö – fiksujen kulkuyhteyksien varrella.

Tengbom toimisto

Tulevaisuuden toimisto voi olla sekoitus työnantajan omia, pienempiä toimipisteitä, ja etätyötä. Samalla teknologisten ratkaisujen tarve kasvaa. Kaikki eivät välttämättä kuitenkaan ole yhtä valmiita sopeutumaan muutokseen tai ottamaan käyttöön näitä ratkaisuja. Tämä vaatii suunnittelijoilta, kiinteistön omistajilta ja työnantajilta vastuuta ja panostusta myös sosiaalisesti kestävään kehitykseen.

Toimiston käyttöasteen maksimointi on myös tärkeä osa taloudellisesti kestävää suunnittelua: miten pidetään huoli siitä, että toimitiloissa on toimintaa pitkin työpäivää ja että fasiliteetit on järkevästi mitoitettu?

Tulevaisuuden toimisto on toivottavasti paikka, joka on osallistava, mahdollistaa yhteenkuuluvuuden, henkilökohtaisen kasvun ja yhdessä oppimisen. Huomispäivän toimisto myös vastaa muuttuviin tarpeisiin nopeasti. Paras tapa on säännöllisesti kysyä työntekijöiltä, mitä he pitävät toimistosta, ja miten voisimme tehdä siitä entistäkin paremman työpaikan.

Lisää aiheesta:
Katso Tengbomin isännöimä paneelikeskustelu tulevaisuuden toimistosta Stockholm Furniture & Light Fair -messuilta 2020. Video on ruotsiksi.